E-Mail-Archivierung

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Haben Sie sich schon mal mit der rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen beschäftigt? Neben den vielen Vorteilen die eine Archivierung bietet, gibt es auch einige Eckpunkte die Sie wissen und beachten sollten. Wir haben das wesentliche für Sie zusammengefasst und helfen Ihnen gerne weiter!

Rechtliche Anforderungen:

  • E-Mails müssen bis zu 10 Jahre aufbewahrt und archiviert werden
  • Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig,
    manipulationssicher und jederzeit verfügbar sein.
  • Eine Archivierung in Papierform genügt nicht, da die Daten
    maschinell auswertbar sein müssen.

Was muss archiviert werden?

  • Jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird.
  • Zum Beispiel Aufträge, Rechnungen, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege, Verträge, usw.Dies gilt auch, wenn diese per E-Mail verschickt wurden.
  • Dateianhänge von E-Mails müssen ebenfalls mit archiviert werden, wenn die E-Mail dadurch unverständlich oder unvollständig wird.

Verantwortung:

  • Die Geschäftsführung steht in der Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails. Es drohen sogar zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen.
  • Im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung sind E-Mails sogar als Nachweis gültig.

Vollständigkeit:

  • Das Archiv muss vollständig sein, dazu zählt im Zweifelsfall auch Spam.
  • Spam-Filterung vor der Archivierung birgt das Risiko, dass archivierungspflichtige E-Mails vom Spam-Filter gelöscht werden und somit auch nicht in das Archiv gelangen.
  • Das Archiv wäre somit nicht mehr Vollständig und streng genommen auch nicht rechtssicher.

Verschlüsselung:

  • E-Mails können auch verschlüsselt archiviert werden, es muss jedoch sichergestellt sein, dass der Prüfer bei einer Datenträgerüberlassung auf die Daten zugreifen kann, und eine maschinelle Auswertung der Daten gewährleistet ist
  • Spätestens bei der Übergabe von steuerlich relevanten Daten an das Finanzamt muss eine Entschlüsselung erfolgen.

Datenschutz:

  • Durch die tägliche Masse an E-Mails ist eine Kategorisierung in der Praxis nahezu unmöglich. Aus diesem Grund werden dann oft alle E-Mails bei Ein- und Ausgang archiviert um gleichzeitig gegen mögliche Manipulation abzusichern.
  • Diese Strategie kann jedoch mit den Datenschutzrichtlinien in Konflikt stehen. Ist beispielsweise den Mitarbeitern eine private E-Mail-Nutzung erlaubt, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Telekommunikationsgesetz.

Durch verschiedene Erweiterungstools in Outlook erhalten Sie ein komplett neues E-Mail-Erlebnis.

Durch das Einsetzen von Spamfiltern, Backup- und Restorefunktionen und Add-Ins für die richtige Archivierung Ihrer Unternehmensemails, bringen Sie Ihr Outlook auf ein neues Level in den Bereichen Funktionalität, Flexibilität und Sicherheit.

Warum Emailarchivierung?

Zwischenzeitlich ist E-Mail eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, und gleichzeitig eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen für Unternehmen.
Per E-Mail übertragene Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sie verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter.  Dies Ansammlung von Informationen und Daten langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Sicherheit
Rechtliche Anforderungen erfüllen E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese Anforderungen gelten für alle Unternehmen in DACH. Der nach IDW PS 880 regelmäßig zertifizierte MailStore Server ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben.

E-Mails als Beweis nutzen Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.

E-Discovery Die Archiv-Suche kann auch auf Unternehmensebene als e-DiscoveryMaßnahme verwendet werden, bei der der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. MailStore Server bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer.

Schutz vor Datenverlusten – 100% vollständige Archivierung
Durch die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender, können Sie die Vollständigkeit aller E-Mails im Unternehmen sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden.

Unabhängigkeit von PST Dateien
PST-Dateien stellen für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden.

Storage-Anforderungen reduzieren
Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung.

Speicherplatz einsparen
Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-MailServer.

Backup und Restore vereinfachen
Backup- und Restore-Zeiten verkürzen Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden. One-Click-Restore für Anwender Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen, wodurch die IT-Abteilung im Alltag deutlich entlastet wird.

Produktivität steigern
Extrem schnelle Volltextsuche E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.

Hohe Akzeptanz bei Anwendern
Beispielsweise durch eine nahtlose und intuitiv bedienbare Integration in Microsoft Outlook oder Web Access.

Postfachbegrenzungen abschaffen
Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig.